Modeler procesów i kreator formularzy

Sposób realizacji spraw przywołanych powyżej definiują procesy biznesowe, które określają kolejność wykonywania działań w danej sprawie i związaną z nimi odpowiedzialność konkretnych osób. W modelu tradycyjnym procesy te tworzone są w formie wytycznych, okólników i instrukcji, które powinny być przyswojone i prawidłowo realizowane przez pracowników. Czy wiesz, że istnieje na to lepszy sposób? Jest nim automatyzacja procesów biznesowych z wykorzystaniem  cyfrowego środowiska pracy.

Automatyzacja procesów biznesowych

Modeler procesów i kreator formularzy systemu Bosflow to narzędzie, dzięki któremu istotne procesy w Twojej organizacji zostaną w prosty sposób zdefiniowane i zamodelowane.  Następnie  będą one wykonywane zgodnie z ustaloną definicją. System Bosflow zadba o ich odpowiednią kolejność, terminowość i poprawność działań. Możesz skorzystać z naszych szkoleń i definiować procesy samodzielnie lub zlecić ich przygotowanie  naszym analitykom i  konsultantom wdrożeniowym.

Z pomocą kreatora formularzy i modelera procesów systemu Bosflow zautomatyzujesz niemal każdy proces.

Projekt formularza

W pierwszym kroku zdefiniuj, informacje potrzebne do realizacji procesu. W tym celu zaprojektuj formularz elektroniczny, który będzie wypełniany w momencie inicjowania procesu i uzupełniany o kolejne informacje na dalszych etapach. Wykorzystaj standardowe pola dostępne w kreatorze formularzy. Możesz wybierać spośród pól: tekstowych, liczbowych, jednokrotnego lub wielokrotnego wyboru, pól ze zdefiniowaną datą oraz szeregu innych. Dajemy Ci również możliwość tworzenia własnych list rozwijanych zawierających predefiniowane wartości lub predefiniowane słowniki systemowe. Mogą one umożliwić np. wybór jednostek ze struktury organizacyjnej czy korzystanie z dowolnego, innego, słownika systemowego jak np pobrany z systemu ERP słownik struktur MPK.

Określenie przebiegu procesu

Narysuj kolejne etapy w formie grafu i określ dozwolone ścieżki przepływu między poszczególnymi etapami procesu. Dla każdego etapu procesu zdefiniuj, kto jest odpowiedzialny za daną czynność, ile ma czasu na jej wykonanie i jakie wymagane pola formularza musi uzupełnić. Nie musisz przejmować się zmianami personalnymi w strukturze organizacji. W definiowaniu procesu posługujesz się  rolami systemowymi takimi jak: dyrektor finansowy, główna księgowa czy kierownik pracownika zgłaszającego. W procesach możesz zlecać zadania równolegle wielu osobom. Dzięki temu w przypadku nieobecności osoby na danym stanowisku system zastępstw automatycznie zadba o przekierowanie zadania do  osoby w roli zastępcy.

Wdrożenie procesu

Po zaprojektowaniu formularza i określeniu przebiegu procesu jednym kliknięciem wdróż proces w systemie i zacznij z niego korzystać. Jeśli wdrożony proces wymaga zmiany na skutek czynników zewnętrznych lub zdarzeń wewnętrznych nie musisz tworzyć go od nowa. Zmodyfikuj formularz, etapy w procesie lub inne potrzebne parametry oraz sprawdź jego działanie na wersji testowej systemu.Jeśli zmodyfikowany proces spełnia Twoje oczekiwanie wdróż jego nową wersję. System Bosflow zapewnia wersjonowanie zamodelowanych procesów biznesowych.

Inicjacja procesu

Użytkownik inicjuje proces poprzez wybór konkretnej ścieżki obiegu procesu i wypełnienie wcześniej zaprojektowanego formularza. Procesy mogą być też inicjowane przez komunikat pochodzący z zewnątrz na przykład: wiadomość e-mail, platformę e-PUAP lub wywołanie API. Dalej proces przebiega dokładnie tak, jak dla procesów inicjowanych przez użytkowników.

Obsługa procesu

W przebiegu procesu możesz w łatwy sposób tworzyć i wysyłać dokumenty i wiadomości z wykorzystaniem szablonów przygotowanych w systemie. System automatycznie uzupełnia szablony danymi, które użytkownicy wprowadzili do formularza procesowego. W procesie możesz też gromadzić dowolne załączniki. Wszystkie dokumenty wprowadzone do systemu lub utworzone w nim w trakcie obsługi procesu biznesowego są w nim automatycznie archiwizowane.

Integracje z systemami zewnętrznymi

Realizacja procesów biznesowych często wymaga przekazywania i odbierania danych z różnych systemów informatycznych. Bosflow, na etapie projektowania procesu umożliwia umieszczenie w nim etapu wywołania systemów zewnętrznych i realizacji określonych funkcji. Wywołanie to możliwe jest poprzez połączenie do bazy danych lub wykorzystanie API bazującego na protokole HTTP.  W procesie można też wykorzystać RPA (robota software’owego) do interakcji z zewnętrznym i  nie posiadającym API systemem. Robot softwarowy do pobrania lub przekazania danych do systemu zewnętrznego wykorzystuje interfejs użytkownika (UI) integrowanego systemu.

Audytowalność procesów

Przebieg całego procesu, dane, załączniki i wszystkie związane z nim działania są rejestrowane i archiwizowane. Podgląd historii procesu daje pełną kontrolę i dostęp do przeglądu wykonanych działań.