moduł bosflow
Zarządzanie zaopatrzeniem

Zarządzanie zaopatrzeniem

Moduł zarządzania zaopatrzeniem pozwala na synchronizację i optymalizację procesów zakupowych materiałów, produktów i usług, które mają miejsce w organizacji. System prowadzi użytkowników przez całą ścieżkę – od złożenia zapotrzebowania, jego weryfikację i akceptację, po ewentualne wydanie produktu z magazynu lub uruchomienie procesu o nowy zakup, aż po złożenie zamówienia do dostawcy na bazie wcześniej zawartej umowy. W przypadku jednostek publicznych zebrane i skonsolidowane wnioski zakupowe mogą uruchamiać wnioski o wszczęcie postępowania publicznego.

Dostęp do pełnej analityki historycznych wniosków pozwala świadomie akceptować nowe wnioski złożone w systemie, a ich konsolidacja w jedno zamówienie do dostawcy lub wniosek o wszczęcie postępowania pozwala na optymalizację procesów zakupowych. Dzięki możliwej integracji systemu Bosflow z systemem magazynowym i systemami dostawców procesy zakupowe mogą odbywać się niemal całkowicie automatycznie. Procesy związane z zaopatrzeniem wdrażamy w pełnym lub wybranym zakresie w zależności od obowiązującej w organizacji polityki zakupowej oraz jej potrzeb i charakteru działalności.

Korzyści:

  • zwiększenie efektywności polityki zakupowej
  • optymalizacja zakupów
  • obniżenie kosztów funkcjonowania organizacji
  • świadome planowanie zakupów na bazie bieżących i wiarygodnych danych

Obieg zapotrzebowań wewnętrznych

Dotyczy obsługi wniosków asortymentowych na podstawie zamodelowanego w systemie lub pobranego z zewnętrznego systemu magazynowego słownika asortymentu. Wniosek po wcześniejszej akceptacji realizowany jest poprzez wydanie zamówionej pozycji z magazynu, a w przypadku nieprowadzenia magazynów lub braku danej pozycji w magazynie na jego podstawie uruchamiany jest proces zakupowy.

Obieg wniosków zakupowych

W module zarządzania zaopatrzeniem można odzwierciedlić dedykowane dla produktów i usług ścieżki obiegu wniosku. System pozwala na dołączenie do wniosków zakupowych ofert od potencjalnych dostawców lub wykonawców, tak aby ułatwić wybór najlepszego z nich. Pojedyncze wnioski mogą być przekazywane do bezpośredniej realizacji, zbierane w formie draftów optymalizując zakupy lub przekazywane do planu zakupów na kolejny rok.

Obieg zamówień do dostawców

Zamówienia do dostawców mogą być generowane do wcześniej zawartych umów lub niezależnie od nich. Optymalizacja procesu realizowana jest przez konsolidowanie zamówień oraz określanie dla nich minimalnych progów wynikających z racjonalizacji kosztów dostaw. Finalne zamówienie po akceptacji generowane jest w formie pliku pdf. Plik opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym może być bezpośrednio z systemu wysłany do dostawcy.

Wnioski o wszczęcie postępowania publicznego

W systemie modelujemy odpowiednie ścieżki poszczególnych trybów udzielenia zamówienia zgodne z PZP lub wewnętrznymi regulacjami organizacji. Na etapie procesowania wniosku uzupełniane są informacje takie jak np.: szacunkowa wartość zamówienia, źródła finansowania czy kryteria oceny ofert. Na zakończenie procesu generowany jest dokument zawierający informacje i akceptacje pozwalające na przygotowanie w Bosflow nowego postępowania.

Rozliczanie kosztowe zamówień

Na etapie opisu merytorycznego faktury można wskazać zamówienie, którego dotyczy dana pozycja opisu. Dzięki temu system monitoruje stopień realizacji zamówienia i prezentuje listę faktur z nim powiązanych. Przekroczenie zdefiniowanej wartości wykorzystania zamówienia generuje powiadomienia systemowe. Zamówienia mogą być też łączone z umowami, których dotyczą. Pozwala to monitorować wykorzystanie umowy wygenerowanymi zamówieniami.
302
299
298
Zobacz inne moduły
moduł bosflow

Administrowanie systemem

Większość Klientów posiada u siebie wysokiej klasy specjalistów IT, dlatego optymalizując koszty oczekuje dostarczenia systemu, którym będzie mogła samodzielnie administrować i zarządzać. Bosflow daje możliwości szerokiego parametryzowania i konfigurowania systemu przez przeszkolonych administratorów. Również modelowanie nowych, indywidualnych procesów biznesowych z wykorzystaniem kreatora formularzy i modelera procesów może być dostępne dla administratora i innych uprawnionych użytkowników systemu.

Zobacz więcej

moduł bosflow

Zarządzanie urządzeniami i infrastrukturą

Moduł zarządzania urządzeniami i infrastrukturą opracowaliśmy z myślą o działach technicznych i działach utrzymania ruchu. Umożliwia kompleksowe zarządzanie posiadaną przez organizację infrastrukturą: budynkami, urządzeniami, maszynami, aparaturą, sprzętem IT. Karty ewidencji majątku mogą odpowiadać rejestrowi środków trwałych pobieranych i synchronizowanych cyklicznie z systemu ERP lub też stanowić niezależne teczki elementów majątku, które nie posiadają swojego odpowiednika w ewidencji środków trwałych. W ramach modułu możliwa jest obsługa procesów związanych ze: zmianą miejsca użytkowania, zmianą powierzenia majątku, zezwoleniami na wyniesienie sprzętu, likwidacją majątku oraz tworzeniem kart BDO.

Zobacz więcej

moduł bosflow

Zarządzanie projektami

Moduł zarządzania projektami pozwala na wygodne planowanie i bieżącą obsługę różnego rodzaju projektów: inwestycyjnych, badawczych, edukacyjnych, komercyjnych czy szkoleniowych. System umożliwia planowanie i rozliczanie projektów z finansowaniem wewnętrznym, zewnętrznym, krótkoterminowych i wieloletnich. System w przejrzysty sposób gromadzi wszystkie dane i dokumenty w teczce projektu, która może zawierać: umowy, korespondencję, wnioski zamówień publicznych, e-maile, notatki, harmonogramy i inne dokumenty powiązane z danym projektem. Moduł wspiera także szczegółowe planowanie poszczególnych zadań oraz generowanie powiadomień o istotnych zdarzeniach związanych z projektem.

Zobacz więcej