Archiwizacja dokumentów

Może się wydawać, że piętrzące się stosy dokumentów i ogromne trudności w odnalezieniu tego właściwego to już przeszłość. Ale czy na pewno? Większość dokumentów finansowych musimy archiwizować przez co najmniej 5 lat, a dokumentację kadrową o wiele dłużej. Wpinanie dokumentów do segregatorów rodzi wiele trudności od problemów z szybkim odnajdywaniem właściwych dokumentów, przez pilnowanie niezbędnego czasu na ich przechowywanie, po obsługę procesów archiwizacyjnych.

Jak zapanować nad ogromną ilością papierowych dokumentów wpływających codziennie do organizacji, a następnie zalegających w pudłach, regałach i segregatorach?
Jak uporządkować przechowywanie danych na różnego rodzaju nośnikach (dyskach, płytach CD i DVD, pendrive’ach)?
Jak prosto odszukiwać dane materiały bez konieczności przeszukiwania wielu pudeł i nośników cyfrowych?

Jeżeli szukasz odpowiedzi na powyższe pytania, to oznacza, że znalazłeś się w odpowiednim miejscu. Bosflow doskonale wspiera różne modele archiwizacji:

Porządkuje procesy archiwizacyjne danych gromadzonych na nośnikach, dokumentów przechowywanych jedynie w wersji papierowej lub w wersji cyfrowej oraz dokumentów przechowywanych zarówno w wersji papierowej jak też cyfrowej.
W przypadku materiałów na nośnikach danych i dokumentów przechowywanych jedynie w wersji papierowej Bosflow zapewnia obsługę procesów archiwizacyjnych na bazie wprowadzonych metadanych.
Dokumenty cyfrowe lub digitalizowane i wprowadzane do Bosflow podlegają automatycznej archiwizacji w systemie. Digitalizacja dokumentu papierowego polega na jego zeskanowaniu i przetworzeniu do postaci cyfrowej przy użyciu wbudowanego modułu OCR-owania, ekstrakcji danych i klasyfikacji dokumentów. Przechowywanie cyfrowych wersji dokumentów jest trwałe, wygodne i bezpieczne.
Katalogowanie i indeksowanie w wyszukiwarce na podstawie treści dokumentów i/lub metadanych pozwala szybko odnaleźć każdy dokument w systemie, składzie chronologicznym i/lub w tradycyjnym archiwum.
Dokumenty można porządkować według dowolnego systemu klasyfikacji, np. w oparciu o JRWA lub zgodnie z układem teczek obowiązującym dla dokumentacji kadrowej.
Bosflow realizuje również pełen zakres funkcjonalności archiwum zakładowego. Wspiera w tym zakresie wszystkie istotne procesy: protokoły zdawczo-odbiorcze, brakowanie dokumentacji, wypożyczanie oraz śledzenie fizycznej lokalizacji dokumentu.
Jako bezpieczne repozytorium danych systemu Bosflow może być wykorzystana dowolna infrastruktura fizyczna taka jak: zwykłe współdzielone dyski sieciowe, dyskowe macierze blokowe, infrastruktura chmurowa lub zaawansowane macierze obiektowe zapewniające zaawansowane funkcje ochrony danych.
Przeglądarkowy interfejs systemu pozwala szybko wyszukać potrzebne dokumenty.

System zapewnia kontrolę dostępu do danych w zależności od przydzielonych uprawnień użytkownika.

14 dni

Średni czas obiegu faktury

3 dni

15 min

Poszukiwanie powiązanych dokumentów - umowy, zamówienia, protokołu, PZ

5 min

10 min

Dowiadywanie się u kogo znajduje się dokument

1 min

5 min

Sprawdzenie kwoty faktury względem limitów umownych i budżetowych

1 min

niewykonalne

Sprawdzenie kwoty nadchodzących zobowiązań z dokumentów będących w obiegu

1 min