Analiza procesów i zarządzanie projektem
Najważniejsi są dla nas ludzie i ich wartości – to właśnie oni są wyznacznikiem udanej transformacji cyfrowej każdej organizacji. W naszej pracy koncentrujemy się na bliskiej współpracy i interakcji z Klientem, dlatego projekty najchętniej realizujemy w oparciu o metodyki zwinne. Dzięki temu jesteśmy w stanie szybko i skutecznie dostarczać Klientom efektywnie działające rozwiązania.
Wiemy, że wymagania Klientów ewoluują i zmieniają się w trakcie wdrożenia, dlatego jesteśmy otwarci na zmiany zakresu i priorytetów w projekcie. Preferujemy i zalecamy etapowe wdrażanie rozwiązania. Takie gwarantuje, że zarówno ludzie jak i organizacja płynnie dostosowują się do cyfryzacji procesów i zmian z nią związanych.
Punktem wyjścia dla naszej pracy jest Platforma Bosflow i prekonfigurowane moduły funkcjonalne. Na tej podstawie modelujemy procesy biznesowe dostosowane do potrzeb Klienta. Jak przebiegają prowadzone przez nas projekty wdrożeniowe?
Kickoff meeting
Kickoff meeting – czyli poznajmy się. To kluczowy etap każdego projektu. Omawiamy na nim zakres projektu, jego założenia, priorytety, cele i sposób ich osiągniecia. Ustalamy sposób komunikacji i pracy nad projektem, tworzymy wspólny zespół projektowy i przydzielamy mu odpowiednie zadania. Na bazie ustaleń spotkania powstaje harmonogram projektu.
Analiza procesów
Kluczem do sukcesu jest właściwie przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa. Na tym etapie, z osobami odpowiedzialnymi za dany obszar funkcjonalny przeprowadzamy audyt każdego funkcjonującego u Klienta procesu i omawiamy jego założenia i cele. Wiemy, że to docelowi użytkownicy ze strony Klienta są osobami, które najlepiej znają swoją codzienną pracę i potrzeby związane z usprawnieniem procesów biznesowych. W oparciu o nasze doświadczenie doradzamy, jak je zoptymalizować przenosząc do cyfrowego świata. Ustalamy przebieg procesu, jego parametry funkcjonalne i jeśli jest taka potrzeba również zakres integracji z innymi systemami i aplikacjami.
Konfiguracja i parametryzacja procesu
To bardzo ważny etap, w którym na bazie ustaleń z Klientem modelujemy i konfigurujemy proces oraz jego parametry funkcjonalne. Kładziemy nacisk na tworzenie rozwiązań idealnie dopasowanych do oczekiwań Klienta. Bierzemy pod uwagę wszystkie uwarunkowania organizacji, dla której pracujemy.
Integracje
Integracje z systemami i aplikacjami zewnętrznymi to jeden z najtrudniejszych etapów każdego projektu. Na tym etapie łączymy system Bosflow z funkcjonującymi już u Klienta rozwiązaniami, takimi jak: systemy ERP, systemy dziedzinowe, publiczne platformy i aplikacje (e-PUAP, PEF). W tej fazie projektu do wdrażanego rozwiązania implementujemy funkcje i usługi dodatkowe, jak chociażby kwalifikowany podpis elektroniczny.
- Systemy ERP
- Systemy dziedzinowe
- ePUAP
- Platforma Elektronicznego Fakturowania
- Kwalifikowany podpis elektroniczny
- Wykaz podatników VAT
- Kursy walut NBP
- Rejestr REGON i Teryt GUS
- Skanery i dyski sieciowe
- Serwery pocztowe
- Single sign-on
Wdrożenie i testy wdrożeniowe
Istotnym momentem wdrożenia jest pilotaż rozwiązania u Klienta. To bardzo ważny etap, w którym kluczową rolę odgrywa zaangażowanie użytkowników końcowych. W tym momencie nasze wewnętrzne testy i prace konfiguracyjne są już ukończone. Przekazujemy proces w ręce Klienta i szkolimy kluczowych użytkowników z jego obsługi. Na tym etapie Klient sprawdza wyniki naszej wspólnej pracy i weryfikuje czy oddane rozwiązanie spełnia jego oczekiwania. Jeżeli pojawiają się sugestie korekt lub prośby o modyfikacje, wprowadzamy stosowne poprawki.
Szkolenia
Szkolenia prowadzimy w małych grupach, z podziałem na poszczególne procesy i obszary funkcjonalne, z których będzie korzystał dany zespół użytkowników. Przykładamy dużą wagę do tego, by użytkownicy systemu w trakcie prowadzonych przez nas szkoleń uzyskali zarówno wiedzę teoretyczną, jak i praktyczną, która pozwoli im na swobodne poruszanie się po systemie i korzystanie z jego funkcjonalności.
Uruchomienie produkcyjne i wsparcie rozruchowe
Proces wdrożenia kończy się produkcyjnym uruchomieniem systemu i wszystkich procesów, które konfigurowaliśmy w ramach danego projektu. Nie jest to jednak koniec naszej wspólnej pracy przy danym projekcie. Doskonale wiemy, jak trudno jest wprowadzić zmiany w organizacji i wdrożyć nowe rozwiązania informatyczne. Użytkownicy potrzebują czasu by nabrać biegłości w korzystaniu z systemu. Jest to szczególnie trudne, gdyż muszą pogodzić bieżące obowiązki z poznawaniem nowego oprogramowania. Dlatego w pierwszym okresie po uruchomieniu systemu, każdemu Klientowi zapewniamy intensywne wsparcie i asystę rozruchową. Organizujemy także szkolenia, które utrwalają i pogłębiają wiedzę o wdrożonym systemie.
