Clar System SA w Poznaniu
Clar System to firma, która wyróżnia się w branży nadzoru i technicznej obsługi budynków. W portfolio firmy znajdują się szeroko pojęte usługi utrzymania czystości i higieny w obiektach prywatnych i publicznych. Firma istnieje od 1999 roku obsługując obecnie ponad 3 000 obiektów na terenie całego kraju.
Potrzeby klienta
Clar System zatrudnia blisko 9 000 pracowników, którzy codziennie obsługują ponad 600 Klientów. Przy tak rozbudowanej i rozproszonej strukturze niezbędne było wdrożenie zautomatyzowanego systemu zarządzania procesami biznesowymi Naszym celem była cyfryzacja procesów realizowanych na dokumentach papierowych i przekształcenie ich w pełni elektroniczne formularze.
Kluczowe moduły i procesy
- Rejestr i obieg korespondencji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej
- Rejestr i obieg faktur
- Rejestr umów
- W pełni zautomatyzowane procesy obsługi zapotrzebowań i zamówień do dostawców
- Portal pracowniczy
- Zarządzanie zakładowym funduszem rehabilitacji osób niepełnosprawnych
- Rozliczanie delegacji i podróży służbowych
- Procesy związane z jakością świadczonych usług (audyty, reklamacje, ankiety satysfakcji Klienta)
Opinia klienta
System elektronicznego obiegu dokumentów zaczęliśmy wdrażać w 2015 roku. Początkowo skupiliśmy się na podstawowych funkcjonalnościach, takich jak obsługa korespondencji i obieg faktur przychodzących. Rozwiązanie zostało pozytywnie przyjęte przez naszych pracowników i menedżerów. W rezultacie postanowiliśmy kontynuować współpracę z Business Online Services celem rozwoju systemu o kolejne moduły. Wdrożyliśmy rozbudowany moduł zamówień tak, aby cały proces od zgłoszenia zapotrzebowania, przez złożenie wniosku zakupowego, po finalizację zakupu odbywał się elektronicznie. Obecnie większość naszych procesów biznesowych, nawet rozliczanie zaliczek i zakup środków trwałych obsługujemy z wykorzystaniem elektronicznego obiegu dokumentów. Wraz z rozwojem naszej działalności rozwija się system, z którego korzystamy.