Moduł zarządzania zaopatrzeniem pozwala na synchronizację i optymalizację procesów zakupowych materiałów, produktów i usług, które mają miejsce w organizacji. System prowadzi użytkowników przez całą ścieżkę – od złożenia zapotrzebowania, jego weryfikację i akceptację, po ewentualne wydanie produktu z magazynu lub uruchomienie procesu o nowy zakup, aż po złożenie zamówienia do dostawcy na bazie wcześniej zawartej umowy. W przypadku jednostek publicznych zebrane i skonsolidowane wnioski zakupowe mogą uruchamiać wnioski o wszczęcie postępowania publicznego.
Dostęp do pełnej analityki historycznych wniosków pozwala świadomie akceptować nowe wnioski złożone w systemie, a ich konsolidacja w jedno zamówienie do dostawcy lub wniosek o wszczęcie postępowania pozwala na optymalizację procesów zakupowych. Dzięki możliwej integracji systemu Bosflow z systemem magazynowym i systemami dostawców procesy zakupowe mogą odbywać się niemal całkowicie automatycznie. Procesy związane z zaopatrzeniem wdrażamy w pełnym lub wybranym zakresie w zależności od obowiązującej w organizacji polityki zakupowej oraz jej potrzeb i charakteru działalności.
Korzyści:
zwiększenie efektywności polityki zakupowej
optymalizacja zakupów
obniżenie kosztów funkcjonowania organizacji
świadome planowanie zakupów na bazie bieżących i wiarygodnych danych
Obieg zapotrzebowań wewnętrznych
Dotyczy obsługi wniosków asortymentowych na podstawie zamodelowanego w systemie lub pobranego z zewnętrznego systemu magazynowego słownika asortymentu. Wniosek po wcześniejszej akceptacji realizowany jest poprzez wydanie zamówionej pozycji z magazynu, a w przypadku nieprowadzenia magazynów lub braku danej pozycji w magazynie na jego podstawie uruchamiany jest proces zakupowy.
Obieg wniosków zakupowych
W module zarządzania zaopatrzeniem można odzwierciedlić dedykowane dla produktów i usług ścieżki obiegu wniosku. System pozwala na dołączenie do wniosków zakupowych ofert od potencjalnych dostawców lub wykonawców, tak aby ułatwić wybór najlepszego z nich. Pojedyncze wnioski mogą być przekazywane do bezpośredniej realizacji, zbierane w formie draftów optymalizując zakupy lub przekazywane do planu zakupów na kolejny rok.
Obieg zamówień do dostawców
Zamówienia do dostawców mogą być generowane do wcześniej zawartych umów lub niezależnie od nich. Optymalizacja procesu realizowana jest przez konsolidowanie zamówień oraz określanie dla nich minimalnych progów wynikających z racjonalizacji kosztów dostaw. Finalne zamówienie po akceptacji generowane jest w formie pliku pdf. Plik opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym może być bezpośrednio z systemu wysłany do dostawcy.
Wnioski o wszczęcie postępowania publicznego
W systemie modelujemy odpowiednie ścieżki poszczególnych trybów udzielenia zamówienia zgodne z PZP lub wewnętrznymi regulacjami organizacji. Na etapie procesowania wniosku uzupełniane są informacje takie jak np.: szacunkowa wartość zamówienia, źródła finansowania czy kryteria oceny ofert. Na zakończenie procesu generowany jest dokument zawierający informacje i akceptacje pozwalające na przygotowanie w Bosflow nowego postępowania.
Rozliczanie kosztowe zamówień
Na etapie opisu merytorycznego faktury można wskazać zamówienie, którego dotyczy dana pozycja opisu. Dzięki temu system monitoruje stopień realizacji zamówienia i prezentuje listę faktur z nim powiązanych. Przekroczenie zdefiniowanej wartości wykorzystania zamówienia generuje powiadomienia systemowe. Zamówienia mogą być też łączone z umowami, których dotyczą. Pozwala to monitorować wykorzystanie umowy wygenerowanymi zamówieniami.
51
301
300
Zobacz inne moduły
moduł bosflow
Kancelaria i administracja
Kancelaria i administracja to obszary, które praktycznie zawsze w pierwszej kolejności są objęte automatyzacją procesów i elektronicznym obiegiem dokumentów. To właśnie do kancelarii lub sekretariatu trafia różnymi kanałami większość dokumentów spoza organizacji, jak też z tego miejsca są one wysyłane do podmiotów zewnętrznych. Kancelaria i działy administracyjne odpowiadają też za wewnętrzną dystrybucję dokumentów, ich archiwizację oraz planowanie i organizację pracy w jednostce. Automatyzacja procesów w tych obszarach wpływa na sprawne funkcjonowanie całej organizacji oraz pozytywne postrzeganie jej przez podmioty zewnętrzne.
Bosflow oparty jest o low-codową platformę, która umożliwia definiowanie i modelowanie w systemie dowolnych procesów biznesowych. Modeler procesów i kreator formularzy pozwalają w przystępny sposób, bez znajomości języków programowania projektować formularze i określać przebieg procesów.
System posiada również wbudowany moduł OCR, który rozpoznaje tekst na skanowanych i wprowadzanych do systemu dokumentach. Dzięki temu możliwe jest indeksowanie zawartości tekstowej dokumentu w wyszukiwarce, w celu umożliwienia jego łatwego wyszukania w elektronicznym rejestrze. Na podstawie odczytanej przez OCR zawartości tekstowej, każdy dokument może być automatycznie zaklasyfikowany do odpowiedniej kategorii.
W Bosflow możliwe jest zamodelowanie praktycznie każdego procesu biznesowego. Poza predefiniowanymi, najczęściej wdrażanymi modułami i procesami jak kancelaria, obieg faktur czy wnioski urlopowe każda organizacja posiada charakterystyczne dla niej procesy biznesowe, które można odzwierciedlić w systemie. Bosflow stanowi również doskonałe repozytorium ważnych dla danej organizacji typów dokumentów, w którym dla każdego z nich można zaimplementować w systemie dedykowany rejestr.
